Origen de La  Organización:

Desde los tiempos mas remotos, la humanidad ha sentido la necesidad de organizarse para poder cumplir con determinadas funciones, de acuerdo al ámbito social o laboral en el que vivía.

En Egipto, El Rey delegaba funciones a sus Soldados de acuerdo a sus exigencias, desde la comida hasta las construcciones que deseaba para ampliar su reino. Los soldados a su vez, determinaban las habilidades de los esclavos y basados en un régimen de respeto absoluto, designaban un jefe de obra para las construcciones.

Pero es el año de 1917 que se inicia la creación de los departamentos administrativos, generando una revolución de gerencia a nivel empresarial que termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración para el año 1964. Este período de aplicación de la organización como sistema funcional, se caracteriza por la confusión, pues se fusionó la Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan principalmente de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

Luego hubo una segunda fase, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. en esta fase se consolidaron leyes para determinar la importancia de emplear sistemas y Organización dentro de la administración.

LA ORGANIZACIÓN

Una organización, es una estructura metódica aplicada a un determinado grupo social formado por personas, labores y una gestión administrativa, que establecen mediante la interacción común, el cumplimiento de objetivos individuales y colectivos para la producción de bienes, servicios o normativas para la satisfacción de necesidades de una comunidad dentro de un entorno específico.

La organización es el acto de dirigir y utilizar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros) a través de la identificación, coordinación, asignación y cumplimiento de determinadas funciones a cargo de dos o más personas con una misión definida; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la en reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y organización. La Organización se rige en el cumplimiento de obligaciones basadas cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar simultáneamente así generar el medio que permite la acción de una empresa, esto sólo existe para alcanzar un mismo objetivo.

De acuerdo con Páez (2002), una estructura organizacional en la empresa debe partir de la claridad de sus objetivos operacionales y ser un facilitador que permita el logro de estos mediante la adecuada coordinación de los recursos humanos, financieros y materiales. La define también como el conjunto de las funciones y las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación.

Según Guillermo de Haro (2005) la importancia de la estructura organizacional se encuentra en que esta nos ayuda a definir qué se debe hacer y quien debe hacerlo. La estructura es una de las bases de la organización como proceso de administración. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se lograra un mejor aprovechamiento de los recursos que a la larga puede hacer una empresa más eficiente. Es por eso que es importante que como empresa sepamos cuales son los diferentes tipos de sistemas de organización para ver cual se adecua a nuestra organización e implementarlo.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

La necesidad de crear una unidad de Organización y Sistema surge, cuando un director asume que la estructura administrativa que dirige no manifiesta en un tiempo explícito El progreso y evolución de las actividades administrativas. Al no poder descubrir personalmente las causas de la falla, este debe desarrollar su capacidad directiva y crear una unidad orgánica asesora.

Se ejecutará mediante la recolección de una sucesión de datos que permitan conocer el escenario como un espacio de diagnóstico y considerar algunos cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.

La unidad de Organización y sistemas permite a los miembros administrativos cumplir con sus funciones y agrupar las actividades de programación, presupuestos, información, control, administración de recursos humanos y materiales que dispongan.

La función principal de Organización y Sistemas corresponde a proponer, aunque a veces resulte ineficaz o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Sistemas pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicación de Organización y sistemas en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las Funciones que realicen en la empresa u organismo.

CARACTERÍSTICAS DE ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de Los recursos humanos, financieros y materiales.

Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de  tiempo.

g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planificación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

 Teorías:

 Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está debe desarrollarse, éstas se dividen así:

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. 

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS:

Un analista de Organización y Sistemas debe Planificar y desarrollar proyectos de sistematización administrativa, coordinando y dirigiendo los movimientos relacionados, con el fin de optimizar el ejercicio de los sistemas y servicios de la información administrativa. Entre sus funciones están:

1. * Planificar el desarrollo de proyectos de sistematización.
2. * Supervisar y revisar los proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas estructurales y funcionales, líneas jerárquicas de distribución del trabajo, flujogramas de procesos, normas y formatos, entre otros.
3. * Formular proyectos de sistematización administrativa.
4. * Realizar entrevistas con el personal de la Institución.
5. * Aplicar estrategias para el proceso de cambio.
6. * Participar en la definición de proyectos de sistematización de información.
7. * Estudiar sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la Institución.
8. * Participar en el diseño y formulación de métodos de recolección de información.
9. * Analizar, diseñar e implantar estrategias, estructuras, procesos y sistemas.
10. * Analizar y diseñar diagramas, formularios e instructivos.
11. * Elaborar manuales de organización, normas y procesos.
12. * Analizar y diseñar el modelo lógico de datos de los sistemas de información.
13. * Interpretar organigramas, diagramas de flujo de procesos y datos.
14. * Hacer seguimiento a los sistemas y procesos desarrollados.
15. * Implantar sistemas, normas y procesos.
16. * Elaborar y presentar para aprobación, a su superior inmediato, informes sobre el cumplimiento de cada fase de los proyectos y/o estudios realizados.
17. * Cumplir con los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la organización.
18. * Elaborar informes periódicamente de las actividades realizadas.
19. * Evaluar consultas técnicas de su competencia.
20. * Realizar análisis de organización, sistemas, procedimientos administrativos y normas que rigen las distintas unidades de la Institución.
21. * Establecer, conjuntamente con el supervisor inmediato, los lineamientos a seguir en la elaboración de manuales de organización, sistemas, normas y procedimientos.
22. * Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
23. * Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.Debe manejar constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. Las decisiones que tome, se basaran en políticas y objetivos funcionales, para desarrollar nuevas estrategias y objetivos basados en la creatividad, investigación, incertidumbre y el alto riesgo, a nivel operativo.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

• Técnicas de análisis organizacional.
• Enfoque sistémico.
• Estructuras organigramáticas.
• Reingeniería de procesos.
• Diseño de entrevistas y encuestas.
• Mercadotecnia.
• Gerencia de proyectos.
• Administración de proyectos.
• Técnicas de comunicación impersonal.
• Técnicas de consultoría.
• Teoría del comportamiento y desarrollo organizacional.
• Computación básica.

HABILIDAD PARA:

Dar instrucciones orales y escritas en forma clara y precisa.

• Leer gráficos.
• Manejar y supervisar personal.
• Tomar decisiones.
• Solucionar problemas.
• Detectar fallas en una Institución.

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una inspección específica de manera indirecta y periódica. Mantendrá relaciones continuas con todas las unidades académicas y administrativas de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o asesorar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

En un sistema de labores bien precisas, cada una de ellas, requiere una cantidad determinada de autoridad, responsabilidad y compromiso de rendir cuentas.

La organización permite establecer objetivos y estrategias, en una forma de organización fija y predecible, facilita a la empresa anticipar sus futuros beneficios. Esta puede ser:

Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval. Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecida. Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.

Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.

Organización Funcional

El principio fundamental es el Staff.

Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino a varios, pero cada uno en su especialidad. Las características principales de la organización funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.

2. Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.

3. Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.

4. Énfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización.

Staff

El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen órganos de decisión en la asesoría. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios especializados.

Fusión de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada órgano reporta a un solo y único órgano superior; Principio de autoridad. Pero cada órgano recibe asesoría y servicio especializado de los diversos órganos de staff.
Coexistencia entre las líneas formales de comunicación y las líneas directas de comunicación.
Separación entre los órganos ejecutivos y los órganos asesores.

CLASIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:

Finalidad

Según su finalidad puede clasificarse como organización Con fines de lucro (empresas) sin fines de lucro (ONG) y con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (entes gubernamentales).

Estructura

Formal: Estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo en común de los individuos.

Informal: Comprende aquellos aspectos del sistema formal pero que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de los participantes.

Tamaño

Dentro de las diferentes maneras de clasificación se encuentran las de tamaño, ya sea por la producción, capital, volumen de ventas y principalmente personal ocupado. La más común es la que se basa en el número de empleados:

· Micro: 0-10 empleados (Industrial), 0-10 empleados (comercial), 0-10 empleados (servicios).

· Pequeña: 11-50 empleados (Industrial), 11-30 empleados (comercial), 11-50 empleados (servicios).

· Mediana: 51-250 empleados (Industrial), 31-100 empleados (comercial), 51-100 empleados (servicios).

· Grande: 251 empleados en adelante (Industrial), 101 empleados en adelante (comercial), 101 empleados en adelante (servicios).

Éstas pueden ser: nacionales, extranjeras, multinaciones o globalizadas, así como controladoras, franquicitarias o familiares.

Propiedad

Esta clasificación depende del propósito por el que fueron creadas además del origen de las aportaciones a su capital: 

Privadas: Estas empresas igualmente pueden ser:

1. Nacionales: Inversionistas nacionales.
2. Extranjeras y transnacionales: Los inversionistas son originarios de algún otro país y las utilidades que se generan regresan a los países de origen.
3. Globalizadas: Empresas que tienen presencia en todo el mundo, o sea carácter mundial.
4. Controladoras: El grupo de inversionistas controla diferentes empresas de diversos giros aunque tienen relación entre ellas.
5. Franquicias: Empresas que venden su marca o manera de organización a otros inversionistas.
6. Maquiladoras: Crean bienes para diferentes organizaciones de diversos propietarios que brindan la marca a un cierto producto.
7. Familiares: Los principales socios o directivos de la sociedad pertenecen a una familia.
8. Públicas: El capital le pertenece al Estado y, principalmente su objetivo es satisfacer necesidades de la sociedad o proporcionar servicios a una comunidad. Dentro de éstas están las centralizadas o descentralizadas, así como las mixtas.

Actividad económica

Dependiendo de su influencia económica:

Industriales:
Produce bienes mediante la extracción o la transformación de materias primas. De éstas se puede hacer otra clasificación en:

• Extractivas: Explotación de recursos naturales, sin importar si sean renovables o no renovables, por ejemplo las industrias petroleras, mineras, agropecuarias, etc.
• Manufactureras o de transformación: Se dedican a transformar las materias primas ya sea para crear bienes de consumo (alimentos, calzado, etc) o de producción (materiales, herramientas, productos químicos, etc).

Comerciales:
Son las empresas que actúan como intermediarias entre el productor y el consumidor. Su objetivo es la compra-venta de productos ya fabricados y su distribución. Estas se clasifican en:

•  Autoservicio: Empresas grandes que venden al consumidor productos para el consumo. Por ejemplo los supermercados, almacenes o tiendas departamentales.
•  Comercializadoras: Se dedican a la venta y distribución de productos de diferentes productores, ya sean nacionales o internacionales.
• Minoristas: Se dedican a la venta del producto al menudeo.
• Mayoristas: Hacen grandes ventas a empresas minoristas.
• Comisionistas: Venden productos que los fabricantes les dan, y por eso reciben alguna comisión.

Servicios:
La finalidad de las empresas de servicios es brindar un servicio con o sin fines de lucro. Por ejemplo: salud, transporte, educación, etc.

Filosofía o valores
Tanto los valores como la filosofía están relacionados con la cultura de la organización, ya que dependiendo de esto pueden ser lucrativas o no lucrativas, por lo tanto se clasifican en:

Tradicionales: Características:

1. Reglas, sistemas y procedimientos estrictos.
2. Jerarquización.
3. Relaciones de autoridad.
4. Mayor importancia al individuo.
5. División de trabajo.
6. Supervisión.
7. Liderazgo autocrático.
8. Castigo.
9. Motivación por incentivos.
10. Centralización.

Orgánicas:
1. Flexibilidad dentro de la organización.
2. Confianza.
3. Colaboración.
4. Intedependencia.
5. Autodirección.
6. Responsabilidad compartida.
7. Autocontrol.
8. Liderazgo innovador.
9. Solución de problemas mediante la conciliación.
10. Motivación.
11. Autorealización.
12. Trabajo en equipo.
13. Descentralización.

Tecnología

Esta clasificación depende del nivel de tecnificación con el que cuente cada empresa.

· Alta: Existen procesos automatizados (robotizados) y sistemas integrados de manufactura, además de que no únicamente se enfoca en la producción, sino también al nivel de instalaciones y arquitectura.

· Mediana: Sólo algunos de sus procesos son automatizados y se divide por partes.

· Tradicional: Organización con baja inversión en tecnología, aunque sí utilizan algún tipo de maquinaria o equipo básico.

· Artesanal: Producción manual.

Régimen jurídico
· Sociedad: Dentro de éstas están las de patronato, cooperativa, anónima, civil y de responsabilidad limitada.

· Asociación

· Patronato

· Fundación

Jerarquía

· Organización jerárquica.
· En red.

Actitud frente a los cambios

· Rígido.
· Flexible.

Grado de integración
· Totalmente integrada.
· Parcialmente integrada.
· Formal.