DIAGRAMACION

La Diagramación es una herramienta organizacional que permite esquematizar la información requerida mediante textos e imágenes, de forma bidimensional (palpable) puede diseñarse en papel y también proyectarse de manera digital, empleando criterios de jerarquización, gestión y datos precisos para una fácil interpretación de los mismos, con aspecto artístico atractivo (aplicación adecuada de tipografías y colores).

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. 

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales. Nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representación de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.

Elaboración del Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.

Determinar el proceso a diagramar.

Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.

Identificar la secuencia de pasos del proceso.Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.

Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).

Revisar el diagrama de flujo del proceso.

Ejemplo

TIPOS DE DIAGRAMA

Diagrama circular o de torta 

También llamado diagrama de sectores y de pastel, es una gráfica con forma de círculo dividido en partes, donde el área de cada parte es proporcional al número de datos de cada categoría. Se usa para representar variables cualitativas o categóricas. Se debe utilizar para representar máximo 5 categorías, la suma de estas categorías no debe exceder al 100%. Estas deben mostrar tanto el porcentaje o proporción, como el número de elementos de cada categoría. 

Organigrama 

Es lo que representa gráficamente la estructura de una empresa o institución, mostrando las relaciones entre sus diferentes partes y la función de estas, así como de las personas que trabajan en las mismas. En estos organigramas se identifican las distintas áreas que conforman a la entidad y el nombre de la persona que lo ejerce. Estos se clasifican de la siguiente manera: Por naturaleza: micro, macro y meso administrativos. Por su finalidad: informativo, analítico, formal e informal. Por su ámbito: generales y específicos. Por su contenido: integrales, funcionales, de puestos, plazas y unidades. Por su representación gráfica: verticales, horizontales, mixtos, de bloques y circulares. 

Diagramas de barras 

Es la representación gráfica en forma de columna que puede ser tanto horizontal como vertical, estas deben ser del mismo ancho. Se utilizan para representar datos cualitativos o discretos. Está formado por barras cuya altura es proporcional a la frecuencia de cada uno de los valores de la variable. En su eje horizontal se representan los datos o modalidades, en su eje vertical representa la frecuencia de cada dato o modalidad. La gráfica de barras muestra comparaciones entre elementos individuales. Existen cuatro tipos de gráficas de barras: 

• Gráficos de barra sencilla: representa los datos de una única serie o conjunto de datos. 
• Gráficos de barras agrupados: es en el que cada serie se representa de un mismo color, estas se colocan una al lado de la otra por categoría para comparar las series, ayudan a reducir los datos por grupos. 
• Gráficos de barras apilados: al igual que en el agrupado cada una se representa de un mismo color, cada barra representa una categoría la cual se divide en segmentos que representa cada una de las series.
• Pirámide de población: es un gráfica de barras con dos direcciones que se utiliza para mostrar la población por sexo y edad en un país determinado. En el eje vertical muestra los intervalos de edades y en el eje horizontal se muestra los porcentajes de población.

Diagrama de proceso 

Es una representación gráfica que por medio de este se muestra gráficamente los distintos pasos para llevar a cabo algún proceso específico. Estos se diferencian por medio de símbolos y además incluyen datos que permiten un análisis del proceso, como tiempos, cantidades y distancias. Mediante estos diagramas se logra graficar inspecciones, operaciones de taller, procesos administrativos y procesos de manera cronológica. En otras palabras también puede ser la representación gráfica de cómo se realiza un proceso en la vida cotidiana y facilitando la mejor compresión global del mismo. Esta permite ver los aspectos relevantes de un proceso. 

Los diferentes tipos de diagramas se clasifican en dos grupos: de estructura y de comportamiento, en los cuales existen varios sub-grupos. 

1. Diagramas por estructuras 
2. Diagramas de clases. 
3. Diagramas de objetos. 
4. Diagramas de paquetes. 
5. Diagramas de despliegue. 
6. Diagramas de estructura compuesta. 
7. Diagrama de componentes. 
8. Diagrama por comportamiento 
9. Diagramas de comunicación. 
10. Diagramas de colaboración. 
11. Diagramas de tiempo. 
12. Diagrama de visión de conjunto. 
13. Diagramas de interacciones. 

El método estructurado para documentar gráficamente un proceso fue expuesto por Frank Gilbreth en la sociedad americana de procesos mecánicos (ASME) en 1921, mediante el enunciado de proceso de gráficas. Los diagramas se convirtieron en elementos comunes en el mundo empresarial, que han llegado ser una combinación concisa, legible y práctica de algoritmos.