NORMALIZACION

NORMALIZACION

La normalización o estandarización es el proceso de diseñar, ejecutar y modificar las normas que se utilizan en diversas actividades científicas, industriales o económicas con el propósito de ordenarlas y mejorarlas.

La asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM) define la estandarización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.

Según la ISO (International Organization for Standarization) la normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

NORMAS ISO

Las normas ISO son un conjunto de normas orientadas a ordenar la gestión de una empresa en sus distintos ámbitos. La alta competencia internacional acentuada por los procesos globalizadores de la economía y el mercado y el poder e importancia que ha ido tomando la figura y la opinión de los consumidores, ha propiciado que dichas normas, pese a su carácter voluntario, hayan ido ganando un gran reconocimiento y aceptación internacional.

Las normas ISO son establecidas por el Organismo Internacional de Estandarización (ISO), y se componen de estándares y guías relacionados con sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables en cualquier tipo de organización. Se crearon con la finalidad de ofrecer orientación, coordinación, simplificación y unificación de criterios a las empresas y organizaciones con el objeto de reducir costes y aumentar la efectividad, así como estandarizar las normas de productos y servicios para las organizaciones internacionales.
Las normas ISO se han desarrollado y adoptado por multitud de empresas de muchos países por una necesidad y voluntad de homogeneizar las características y los parámetros de calidad y seguridad de los productos y servicios.
A comienzos del año 1980, la ISO designó una serie de comités técnicos para que trabajaran en el desarrollo de normas comunes que fuesen aceptadas universalmente. El resultado de este trabajo fue publicado siete años más tarde a través del compendio de normas ISO 9000, posterior a la publicación de la norma de aseguramiento de la calidad-vocabulario (ISO 8402), que fue dada a conocer en 1986.
El desarrollo y diversificación de las normas ISO han sido muy importantes, desdoblándose en diferentes ramas o familias que tratan aspectos diversos como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y riesgos laborales y la responsabilidad social. El proceso es continuo y periódicamente van apareciendo actualizaciones y nuevos ámbitos de tratamiento.

FORMULARIOS

Un formulario es un documento, físico o digital, creado para que el beneficiario inserte datos constituidos (nombres, apellidos, dirección, etc.) en los campos correspondientes, para ser almacenados y procesados consecutivamente de acuerdo al área funcional en la que se aplique. Generalmente son utilizados como parte de una solicitud, para registrar datos personales de algún usuario potencial que posteriormente calificará como acreedor de un servicio específico. En los procedimientos administrativos el formulario es una herramienta para simplificar y facilitar la información requerida en el desarrollo del mismo.

En informática, un formulario conlleva un grupo diversificado de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada ítem debe recibir un dato específico.

En Internet y sistemas informáticos, los formularios pueden ser llenados en línea, con validación de datos, y son muy útiles para registrar usuarios, realizar encuestas o acceder a sistemas restringidos.

En matemáticas, también se conoce como formulario a un esquema de fórmulas matemáticas o algebraicas, pertenecientes a alguna clase específica, que sirve de guía o recordatorio para el momento de aplicarlas.

Objetivo

Un formulario puede ser utilizado con diversos propósitos, pero en cada situación que se emplee tendrá como objetivo facilitar el flujo de datos y procesamiento de la información recaudada, para cubrir las necesidades que demande los departamentos de una organización específica, aplicando uniformidad en los procesos y confiriendo un valor legal en ciertas actividades.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Criterios para la elaboración de un formulario

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Una consideración de orden general para los sistemas de control es Crear formularios que recauden solo los datos estrictamente necesarios y rediseñar conforme haya modificaciones en los procesos administrativos. Evitando la elaboración de formularios innecesarios.

Nivel de organización
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que reúnen de manera ordenada una serie de elementos administrativos con el propósito de comunicar y orientar la conducta de los individuos que integran la organización, consolidando los criterios de ejercicio e itinerarios de acción que habrán de seguirse para lograr con los objetivos planteados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido implantando en el transcurso del tiempo.

Los Manuales Administrativos constituyen una guía práctica en el cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de una empresa para lograr una eficiente función administrativa.

Ventajas de los Manuales Administrativos

Las ventajas de elaborar y emplear un Manual Administrativo son:
· Define de manera precisa los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integral de la organización, permitiendo su comprensión estructural.

· Facilita al personal la información necesaria para realizar las funciones que les han asignado para lograr la uniformidad en los procesos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.

· Ahorra el tiempo y esfuerzo de los empleados, evitando gestiones de control y supervisión innecesarias.

· Evita desperdicios de recursos humanos y materiales.

· Reduce los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.

· Facilita la selección de nuevos empleados y proporciona los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.

· Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.

· Sirve de plataforma para el adiestramiento y capacitación del personal.

· Comprende el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

· Regula el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.

· Delimita claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales

Desventajas de Los manuales administrativos

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes, aunque estas son de menor importancia:
Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

Clasificación de los manuales administrativos

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:

• De Organización 
• De Normas y Procedimientos 
• De Puestos y funciones 

Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de forma general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

Este expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:

1. Historia y Descripción de la Empresa 
2. Misión, visión y objetivos de la empresa 
3. Legislación o base legal 
4. Estructura de la organización (organigrama General) 
5. Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área) 
6. Normas y políticas generales 

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Facilita la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, al igual que la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

También contiene las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, para describir cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él. La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

1. Identificación del procedimiento 
2. Nombre 
3. Área de desempeño 
4. Codificación 
5. Descripción Genérica (objetivo) 
6. Normas generales 
7. Responsable de cada una de las actividades que lo integran 
8. Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) 
9. Descripción de cada una de las actividades que lo integran 

Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, la descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

1. Identificación del Puesto de Trabajo 
2. Nombre 
3. Área de desempeño 
4. Codificación 
5. Descripción Genérica (objetivo) 
6. Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto 
7. Diarias o frecuentes 
8. Semanales 
9. Quincenales 
10. Mensuales 
11. Trimestrales 
12. Semestrales 
13. Anuales 
14. Ocasionales o eventuales 
15. Requisitos del ocupante del puesto (perfil) 
16. Nivel académico 
17. Habilidades y destrezas 
18. Conocimientos técnicos y/o específicos 

Metodología para la elaboración de manuales administrativos

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

• Recopilación de información 
• Interpretación y diseño de la información 
• Elaboración del manual 
• Aprobación y actualización del manual