SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO
El hombre siempre ha buscado la manera de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo, a través de la toma de decisiones y creatividad propia.
A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que el uso de métodos organizados, que faciliten la ejecución de las tareas en el puesto de trabajo.
Con enfoque administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier procedimiento o recurso que ayude a reducir la cantidad de esfuerzo demandado para ejecutar una labor determinada y es ideada fundamentalmente para minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.
LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO
La Limitación en los procesos del trabajo, es una forma de ejercer control dentro de la unidad organizacional.
Una manera de limitar el proceso de trabajo es la utilización de restricciones horarias que controlen y especifiquen los procesos de trabajo y su secuencia. Se puede definir un intervalo de tiempo en el que se ejecuta un trabajo, así como determinar la hora en que empieza el proceso, y la hora después en la que el proceso ya no puede iniciarse. Estas se pueden considerar como dependencias horarias.
También puede especificar un plazo límite para el tiempo dentro del que debe completarse un trabajo o una secuencia de trabajos. Los trabajos o secuencias de trabajos que todavía no se han iniciado o que siguen en ejecución cuando se alcanza el plazo límite se consideran con retraso en el plan.
CRECIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
El estudio de la administración nace con el movimiento denominado Comercialismo y continua con el derecho administrativo a partir de la Revolución Francesa, para luego convertirse en La gestión de atención política y administración pública.
Después surgen los movimientos denominados la Administración Científica, General e Industrial propugnados por Taylor y Fayol, quienes dieron énfasis a factores vinculados al concepto de productividad, descuidando un tanto el carácter humano de la administración.
A partir de 1.930, luego de analizar el resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para el logro de objetivos comunes.
Luego surge el enfoque del comportamiento concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del hombre. En 1.950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación, el control y la automatización.
Finalmente se llega a determinar la necesidad de ejercer control sobre todos los procesos de gestión que intervengan en las funciones departamentalizadas dentro de una organización. El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o supervisión.
El control administrativo
Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Planificar el proceso de trabajo definiendo objetivos y metas en términos claros y mensurables, ademas de fechas límites específicas, que permitan evaluar las capacidades y aptitudes para cumplir con el trabajo.
En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad
Medir los resultados: Este es el paso más fácil del proceso de control; se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control" de lo contrario deberán seguir un próximo paso del proceso de control.
Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisión tendrá sus ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la información debe darse de la forma más objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, críticas, interpretaciones y juicios.
EL PROCESO
El proceso administrativo describe una secuencia de pasos, que deben ser seguidos para lograr el éxito dentro y fuera de una organización. Consiste en crear y organizar la estructura de los distintos órganos y cargos que componen la empresa, así como coordinar, dirigir y controlar sus actividades.El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47)
Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa se alcanza mediante la racionalidad, es decir el manejo adecuado de los recursos (materiales y humanos) en ejercicio tanto individual como colectivo, en torno a los objetivos planteados.
El administrador debe tener la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
La planificación
Esta es la etapa inicial de cualquier proceso administrativo. Una vez establecidos los objetivos de la organización, es necesario diseñar un plan para cumplir con los mismos.
Toda buena planificación debe contar con las siguientes características:
· Precisión
La planificación debe examinar objetivos específicos, que puedan ser medidos; igualmente, contempla estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dichos objetivos.
· Factibilidad
La planificación, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la verdadera capacidad de la empresa, para alcanzar las metas establecidas.
· Coherencia
La planificación debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean de largo, mediano o corto plazo; debe ser afín con todos los demás planes.
· Evaluación
La planificación debe ser evaluada por los directores y coordinadores antes de ser puesta en marcha por la organización.
· Flexibilidad
La planificación debe ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del mercado.
La planificación es un proceso permanente y continuo, una vez cumplido los objetivos, se deben proponer nuevas metas.
La organización
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. Se estructura mediante un esquema la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
La ejecución
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
El control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Simplificación del trabajo
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:
- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.
- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.
- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.
- Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.
- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.
- Perfeccionar la supervisión de manera que estimule la iniciativa personal del trabajador.
- Mejorar la atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
- Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.
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